不是主持人也能做筆記！Otter.ai、Notta.ai 線上會議即時轉錄逐字稿完整教學
不是主持人，也想有即時逐字稿
先說結論：在 Google Meet 裡，只有會議建立者／主持人才能開官方的 AI 摘要與逐字稿功能；多數參與者即便看得到「藍色鉛筆」的圖示，也沒有啟用權限。所以你我在多數公司會議裡，常會遇到——「想記錄，卻被權限卡住」的窘境。
為什麼這麼在意：會議不是只有「聽」，而是要把結論、決策、行動帶走。越多人線上協作，越需要能即時標註重點、會後快速回顧與搜尋。當主持人不在、或公司政策不開放時，參與者也能獨立操作的轉錄方案就變成剛需。
我的做法：這篇文章就聚焦「參與者視角」給你一條清楚的路——不靠主持人，也能在 Google Meet、Zoom、Teams 這類會議裡，即時產生逐字稿、盡可能分辨講者，並在會後自動整理重點。我會用最少的工具、最簡的流程，幫你把「記錄」變成自然發生，而不是分心打擾。下一段，我先用 30 秒帶你回顧整個語音轉文字的工具地圖，快速定位你真正需要的情境。
工具地圖回顧（30 秒對焦）
其實，語音轉文字這件事早就不是新鮮話題，只是——不同場景需要不同工具。
我過去在部落格裡分享過三款代表性方案，各有最擅長的使用情境：
🗣 即時口述輸入：Wispr Flow
→ 適合在靈感來時就直接說、即時變文字。
→ 延伸閱讀：打字太慢？試試 Wispr Flow：神速 AI 即時語音輸入讓你效率翻 4 倍☁️ 事後錄音檔轉文字（雲端）：Notebook LM
→ 把會議錄音、課程、採訪音檔上傳後，快速生成逐字稿與摘要。
→ 延伸閱讀：Notebook LM 語音轉文字完整教學：免費、快速又省力的最佳解法💻 事後錄音檔轉文字（本地）：Faster Whisper
→ 在自己電腦上完成轉錄，隱私安全又不受上傳大小限制。
→ 延伸閱讀：快速又免費的語音轉文字神器『Faster Whisper』，一鍵解決影音內容爆量時代的痛點！
這三款幾乎能涵蓋所有「事後處理」與「個人語音輸入」的需求。
但今天，我們要談的是另一個常被忽略、卻越來越多上班族需要的場景——
線上會議的即時轉錄，尤其當你只是「參與者」時該怎麼辦？
接下來，我會帶你拆解這類情境的真實痛點，為什麼光靠 Google Meet 或 Google AI Studio，其實還遠遠不夠。
參與者的真實痛點與需求拆解
先說現實：現在幾乎每家公司都在開線上會議，但不是每場都由自己主持。
當你只是「參與者」時，想記錄討論內容往往變成一場拉鋸戰。
Google Meet 的內建逐字稿功能，只有主持人才有權限開啟；
而官方的 AI 摘要工具，也必須由會議擁有者啟動。
這就導致一個常見問題——
想記錄重點？不行。想複習內容？沒檔案。想回聽細節？要拜託別人開權限。
所以，多數參與者其實在找的，不只是「錄音轉文字」，而是一套能自己掌控的記錄系統。
從需求面來看，理想的解法要同時滿足三件事：
A. 即時逐字稿——能一邊開會、一邊同步顯示文字，不必等會後上傳。
B. 辨識不同發言者——知道誰說了什麼，方便追蹤責任或回顧討論。
C. 自動摘要與重點整理——會議結束後，系統能自動幫你抓重點、生成重點筆記。
這三個條件說起來簡單，做起來其實也不容易。
例如 Google AI Studio 雖然能處理音檔轉文字，但仍有幾個明顯限制：
它屬於「事後上傳」的模式，不是即時逐字稿。
上傳檔案不能超過 2GB，對超時長時間的會議來說仍然可能超過而需要切割。
免費帳號的 API 次數與音檔長度都有上限，超過 30 分鐘的音檔轉錄效果會下降。
最麻煩的是，還得自己寫提示詞（prompt），手動引導模型辨識講者、生成摘要。
所以回到現場：如果你想邊開會邊做逐字稿，或會後立刻生成重點摘要，Google 自家方案其實還不夠。
這就是為什麼，我會推薦 Otter.ai 與 Notta.ai 這兩款工具——
它們都是「即時會議轉錄神器」，而且重點是，即使你不是主持人也能用。
下一段，我先從功能最全面、可自動上線參與會議的 Otter.ai 說起。
工具①：Otter.ai（能自動上線參與會議）
如果要選一個「懶人首選」的即時會議逐字稿工具，那一定是 Otter.ai。
它最大的魅力在於──會自己幫你上線開會。
只要你在 Google Calendar 或 Outlook 裡排好會議行程，Otter 的虛擬助理 OtterPilot 就會自動偵測到、準時加入會議室，幫你錄音、轉文字、做摘要，全程零操作。
🧠 核心亮點：OtterPilot 自動加入、即時逐字稿、重點摘要、搜尋與回放
Otter.ai 最有代表性的功能是「OtterPilot」。它就像你的分身助理，
能自動加入 Google Meet、Zoom、Microsoft Teams 等主流平台。
會議中會即時顯示逐字稿，讓你能邊聽邊看文字。
結束後立即生成會議重點摘要，甚至能讓你用關鍵字搜尋對話片段、點擊直接回放音檔。
整體來說，它不只是逐字稿工具，更像一個能自動幫你「記筆記」的智慧助理。
👤 適合誰：需要「自動化、少手動、跨裝置」的人
如果你常常一天開好幾場會，甚至不同平台輪流切換，Otter.ai 會是救星。
它能在手機、平板、電腦之間無縫同步，
讓你不論在公司筆電或外出用手機，都能即時打開會議紀錄、搜尋內容。
這類使用者特別受惠：
主管、專案負責人：同時開多場會議，需要快速回顧決策內容。
行銷、公關、記者：大量採訪或訪談錄音，需要可搜尋的逐字稿資料庫。
學生或研究人員：遠距上課、聽講錄音轉筆記。
⚙️ 實際操作步驟
行前設定：
1️⃣ 登入 Otter.ai 官網，並授權連接你的 Google Calendar。
2️⃣ 開啟「Auto-join meetings」功能，OtterPilot 便會自動偵測行程。
3️⃣ 建議在公司環境使用前，先確認會議隱私政策與內部規範。
會中流程：
會議開始時，Otter Bot 會以「參與者」身份自動加入，畫面上會顯示 “OtterPilot has joined the meeting”。
你可以同時在 Otter 的網頁或 App 端看到即時逐字稿。
若你想標註重點、@提醒事項或加上註解，也能同步操作。
會後流程：
會議結束後，Otter 會自動寄出完整逐字稿連結。
你可以直接在網頁上搜尋關鍵字，快速回放到對應句子。
支援匯出為 TXT、DOCX、PDF 等格式，也能整合到 Notion 或 Google Docs。
⚖️ 注意事項與隱私提醒
雖然 Otter.ai 功能強大，但錄音權限仍是關鍵議題。
建議在會前於會議邀請中註明：「此會議將使用 Otter.ai 進行逐字稿記錄」，
避免造成與會者的疑慮。若公司政策限制第三方錄音軟體，建議改用 Notta 的「本機輸入」模式。
💰 價格與方案
Otter.ai 提供免費版與進階方案，差別主要在每月錄音時長與自動摘要功能。
你可以在此查看最新價格與方案內容 👉 Otter.ai Pricing
下一段，我會接著介紹另一款在中文逐字稿、瀏覽器即用體驗上表現更穩定的工具──Notta.ai。
工具②：Notta.ai（瀏覽器就能開、整理彈性高）
如果說 Otter.ai 是一個「會自動上線幫你開會的分身」，
那 Notta.ai 就更像是一個「隨手可開的轉錄筆記本」。
它的特色是完全不用安裝軟體，打開瀏覽器就能即時轉錄，
而且支援中、英、日等多語言辨識，對台灣使用者來說非常友善。
💡 核心亮點：即時字幕與逐字稿、中文友善、筆記摘要、跨平台
Notta.ai 最大的優勢有三個關鍵字：即時、易用、整理快。
即時：能在開會同時顯示字幕與逐字稿，畫面清楚又穩定。
易用：完全雲端化，登入後就能使用，不需額外下載。
整理快：會議結束後自動生成摘要筆記，並可快速匯出成多種格式。
對於講中文或中英混雜的使用者，Notta 的辨識率相當高。
即使有外國講者，也能用內建的翻譯功能快速產出雙語稿。
再加上跨平台支援（Web、iOS、Android），
不論你是用筆電、平板還是手機，都能即開即用。
👤 適合誰：需要快速上手、重視事後整理與匯出格式的人
Notta.ai 的操作邏輯非常直覺，幾乎沒有學習門檻。
它特別適合這幾類使用者：
想臨時開一場會、沒時間設定軟體的人。
需要快速整理訪談、課程筆記、討論紀錄的人。
偏好「視覺化摘要」與可匯出多格式文件（PDF、Word、文字檔）的人。
⚙️ 實際操作步驟
會前設定：
1️⃣ 前往 Notta.ai 官方網站，用 Google 或 Apple 帳號註冊登入。
2️⃣ 選擇語言（建議設定為中文或中英混合）。
3️⃣ 點選「錄音」或「線上會議轉錄」，選擇輸入來源（麥克風或系統音源）。
會中流程：
開會時即可在畫面右側看到「即時字幕」與「逐字稿面板」。
你可以邊聽邊在筆記區輸入重點標註，或插入章節標籤。
若有外語講者，可啟用「自動翻譯」功能生成中英文雙語稿。
會後整理：
Notta.ai 會自動保存完整逐字稿與音檔。
系統可生成簡易摘要，幫你快速回顧討論重點。
支援匯出成 PDF、Word、TXT 等多種格式，方便後續歸檔或分享。
⚖️ 注意事項
雖然 Notta.ai 屬於雲端服務，方便又快速，
但同樣要注意公司內部的資料保密與錄音規範。
建議事前知會主持人或團隊，並避免在機密討論場合使用。
此外，若會議內容涉及第三方資料或個資，也建議僅保留文字稿、刪除原始音檔。
💰 價格與方案
Notta.ai 目前提供免費方案與多種付費版本，
差別主要在「轉錄時長」、「自動摘要」與「翻譯功能」開放程度。
👉 官方最新方案可參考：Notta.ai Pricing
接下來，我想談一個很多人沒注意到的觀點：
即時逐字稿雖然看起來很方便，但並不是所有場合都「需要」。
下一段，我會分享為什麼有時候過度追求即時轉錄，反而讓人失焦。
何時不要追求「即時逐字稿」？
這裡想先反問一句：
你真的需要每一場會議，都同步生成逐字稿嗎？
很多人聽到「AI 即時逐字稿」就會立刻想：太好了，開會終於不用做筆記了！
但真實情況是，即時文字轉錄有時反而成為一種干擾。
螢幕上一邊閃著字幕、一邊有人發言，注意力會在聽與看之間不斷切換，
對想認真參與討論的人來說，其實很容易失焦。
🎯 逐字稿不是會議紀錄
會議紀錄的重點不在「誰講了什麼」，
而在於「最後做了什麼決定、誰負責、什麼時候完成」。
逐字稿記下的，是過程；
會議紀錄要留下的，則是結果。
多數對話裡充滿寒暄、贅字、重複論述，這些文字雖然完整，
但在會後整理時反而成為資訊雜訊。
💡 什麼時候即時逐字稿才有價值？
只有在下列幾種情境，即時轉錄才是必要：
跨國會議或多語溝通，需要字幕或同步翻譯協助理解。
學術研討、法律會議或媒體訪談，需要完整語句紀錄保存。
有聽力障礙或記錄職責的角色（如秘書、記錄員）。
除此之外，大部分內部會議、例行討論，
其實用錄音＋事後轉錄已足夠，甚至更專注。
🔍 判斷三公式：會議目的 × 產出物 × 時效要求
你可以用這三個問題快速判斷是否需要即時轉錄：
1️⃣ 這場會議的目的是什麼？（決策、討論、報告、教學？）
2️⃣ 會後需要什麼產出？（逐字稿、摘要、行動清單？）
3️⃣ 結果的時效要求高不高？（需立即交付還是可事後整理？）
如果答案偏向「內部討論、低時效」，那就不一定需要即時逐字稿。
但若你要的是「快速摘要、即時分享」──那麼 Otter.ai 或 Notta.ai 或許就派得上用場。
結語
回到最初的問題──我們真的需要「每場會議」都有逐字稿嗎？
其實不一定。
工具的價值從來不在於「多會轉錄文字」，
而在於能不能幫助我們更快看清重點、更有效行動。
AI 的角色，是輔助，不是取代。
Otter.ai、Notta.ai 這類工具確實能減少人力記錄的負擔，
但更重要的是，它們讓我們有更多時間專注在聽懂對方、釐清問題、做出決策。
因為再完整的逐字稿，也比不上一次清晰的共識。
所以，與其忙著把每個字都記下，
不如用這些工具幫自己「記對重點、想清邏輯、做出行動」。
讓科技成為助力，而不是干擾。
「工具只是手段，人腦才能判斷。」
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