從紀錄每個當下，寫下你的人生！
為什麼要記錄每個當下？從一個面試故事說起
最近遇到一個有趣的真實案例，讓我想來聊聊關於「記錄」這件事到底有多重要。
話說有一位學妹最近要準備新的工作面試，這間公司規定要準備一份五到十分鐘的自我介紹。你可能會覺得，這個流程很常見嘛，幾乎每一場面試都要自我介紹，不就是把履歷唸一遍而已嗎？但我跟你說，真的不是這麼簡單。
其實，三分鐘以內的自我介紹，通常只是熱個身，講個開場，大家彼此認識一下。但如果公司直接要求你要講到五到十分鐘，那就完全是另一回事。這時候，光靠背履歷，絕對不夠。
因為短短三分鐘可以講講基本資料、經歷、學歷，講完就差不多了。但五到十分鐘，如果你還是只照著履歷一條一條念，不只是聽的人會想睡，連自己講起來都覺得枯燥乏味。重點是，當你必須延伸內容時，你就會發現一個問題——你有沒有真的把自己這些年的經歷「記錄」下來？你有沒有隨時能夠拿出故事、畫面、證據，來補強你的自我介紹？
這就是我今天想聊的主題：
記錄，不只是為了交差，更不只是給主管或HR看的東西。真正的價值，是在你每一次整理、回顧的過程裡，你都在寫自己的故事。久了，你就會發現，所謂的履歷、報告、簡介，甚至是你的人生，都是一點一滴被你自己記錄下來的歷程，並累積成獨一無二的回憶和成長紀錄。
從面試自我介紹說起：你真的有準備好自己的故事嗎？
很多人以為面試的自我介紹，就是把自己的學經歷順一遍，把做過的事講出來就好。可是真的到現場，尤其是五到十分鐘這種進階版的自我介紹，才會發現，真的沒這麼簡單。
你仔細想想，三分鐘之內的自我介紹，大家都是照本宣科，講得快、講得標準就好。可是一旦拉長到五分鐘以上，就不是你把履歷表上那些關鍵字全部搬出來就結束了。因為HR或面試官，他們看你的履歷早就看過了，甚至拿在手上劃過螢光筆可能比你都還熟。你如果還是只念那些內容，坦白說，沒有人會有興趣聽第二遍。
重點來了——當對方給你足夠的時間，其實是在給你一個「說故事」的機會。這時候，光靠記憶是不夠的，你必須有自己經歷的故事（圖片/表格/數據/照片/專案歷程/相關文件截圖....）、有畫面、有證據、有細節，才能把內容講得豐富、有層次，也才會真實。這些東西不是你臨時抱佛腳能生得出來的，更不是每次回憶都能清楚記得每個細節的。
其實，認真準備自我介紹，不只是在準備一場面試而已，更是一個回顧自己人生的過程。你會發現，當你去找那些照片、簡報、新聞、專案資料的時候，每一個小片段都像在拼一幅自己的人生拼圖。你會記得哪些事自己做過，哪些挑戰自己突破過，哪些時刻特別有成就感，哪些地方需要再成長。
所以，我覺得每個人都應該有屬於自己的「故事庫」，平常就要養成記錄的習慣。你不只是在累積面試可以用的材料，更是在慢慢整理、建構屬於你的人生歷程。到最後，不管是面試、升遷、換工作、甚至只是單純想回顧自己過去幾年的變化，你都能很快找到素材，講出一個屬於自己的故事。
你記錄的，不只是經歷，而是「可見的證據」
講到這裡，很多人一定有個疑問：我就算記得故事，有需要這麼認真去收集「證據」嗎？答案是——真的很需要，而且比你想像的更重要。
你想想，現在不管是工作簡報還是面試自我介紹，光靠嘴巴講已經不夠有說服力了。大家都看過太多空泛的故事、聽過太多模糊的描述。這時候，什麼最有力量？就是你能夠拿出畫面、照片、截圖、數據，甚至新聞報導或專案文件。只要你能舉出「證據」，那就是最直接、最有說服力的方式。
比方說，你說你有帶過一個團隊完成某個專案，有沒有當時活動的現場照片？你說你拿過某個獎，有沒有頒獎時的合照？你參加過什麼重要會議，有沒有當時的議程、邀請函？甚至你如果做的是幕後工作，有沒有任何能夠證明你參與過、付出過的紀錄？這些東西，未必是為了給別人看，更多時候是讓自己未來也能清楚記得，「我真的做過這些事」。
當然，現在資料外流或個資外洩也很常見，有些資料考量保密性或隱私性不方便直接公開，這時候你只要保存當時的代表性畫面或文件封面就好，並不需要把內容全部攤開。只要未來自己要用、要回顧的時候，能找到「證明」就夠了。真的碰到機密資料要呈現，也可以模糊處理、馬賽克，或者只保留關鍵頁面的截圖。
最後，不管是照片、截圖還是文件，只要你有留，就等於有一份「人生的可見證據庫」。這些東西，等到要整理的時候絕對超級有用。它不只是加強說服力，更會讓你的故事「有畫面、有溫度、有記憶點」，別人聽得進去，自己也不會忘記。
紀錄的難題：你憑記憶，找得到過去的資料嗎？
說到這裡，很多人都會有同樣的困擾——資料這麼多，真的找得到嗎？尤其換過幾份工作的人最有感，當你回頭想要找幾年前的專案紀錄、活動照片或會議資料，十個有九個都找不到。
這不是你不努力，而是很正常。畢竟我們換工作，通常都是兩三年一換，有時候甚至五年、七年才換一次。你說那麼久以前的資料，真的還能記得存在哪裡嗎？有時候還遇到搬家、硬碟壞掉，或是人離開公司檔案就直接被清空，真的想回頭找也很難。
更慘的是，平常根本沒特別紀錄，等到要用的時候才臨時抱佛腳，才發現早就忘光了。想找一張合照、要一份簡報、找某份會議記錄，東翻西找，不是在信箱就是在桌面，資料夾裡面一大堆檔案，最後還是找不到。結果每次都得花好幾個小時、甚至好幾天在那邊翻舊檔案，急到快要爆炸，還常常一無所獲。
所以我常說——等到「需要用」的那一天才開始整理，永遠都來不及。因為那時候你早就不在當初「最有感」的時空和情境下，當下的感動、細節和故事也都淡掉了。你只能憑模糊的記憶去湊合，真的能完整重現的，其實很少很少。
這就是現實。大家都知道「要記錄」，但大多數人都是等到被逼到牆角，才來後悔當初沒有好好留下一點東西。這種痛，只有真正遇過、經歷過，才會懂。
職場報告、日誌與會議記錄：都是同一套道理
很多人提到「寫日誌、寫報告」，第一個反應都是：「很麻煩，都是為了交差了事。」但其實這樣想真的可惜了。因為所有的職場日誌、週報、月報、季度review、會議記錄，這些表面上看起來是「工作責任」，其實對你自己未來更有幫助。
說白一點，寫這些記錄，不是為了讓主管檢查、不是純粹被動應付，而是讓你自己每隔一段時間都可以「聚焦成果」。你會發現，只有在整理自己過去做了什麼、完成了哪些任務、遇過什麼問題的時候，才會真的靜下心來回顧、盤點自己的收穫和成長。
而且這種紀錄，其實是連貫的。今天你寫的工作日誌，就是未來週報的素材。你每週的紀錄，到了月底直接彙整，就是月報。月報整理起來，四季下來又變成季報。到了年底，每一季、每個月的成果都清楚列好，年度review、甚至升遷考核、調薪談判，材料通通都有。
同樣的，會議記錄也一樣。不是只有記錄討論過什麼，更重要是把「人、事、時、地、物」——誰負責什麼、什麼時候要完成、進度追蹤、需要什麼資源——全部條列清楚。你以為在幫團隊記錄，其實是在訓練自己做事情更有條理、更有效率。
久了你會發現，這些看似「例行公事」的紀錄，累積下來，才是你最紮實的個人成果庫。不只讓你工作更有成就感，連未來遇到類似專案或挑戰，也能直接調出過去經驗，不用每次都從頭開始摸索。
有效的紀錄工具與雲端習慣分享
講到「怎麼記錄」，很多人第一個反應是：「啊，好懶，真的沒那個時間慢慢整理啦！」其實現在科技這麼進步，要記錄每個當下真的沒有你想的那麼麻煩。
舉例來說，平常如果遇到重要的專案、活動、開會，當下你只要手機拿出來，快速拍一張照片、截個圖，甚至直接錄個音，就等於幫自己留下一份「現場證明」。這些動作不需要特別準備，完全就是手邊隨時能做的「秒紀錄」。
有時候，事情太多，來不及慢慢整理沒關係，重點是「先有存檔」，哪怕只是幾個關鍵字，未來再回頭補充也來得及。
紀錄的平台介面最好要有自動雲端同步的特性，只要在電腦或行動裝置輸入後就能立刻即時在其他裝置上接續讀取或編輯再利用，可以避免頻繁切換裝置或需要將重複內容反覆移轉的時間。
像我個人最常用的就是Google Calendar和Google Tasks。平常任何會議、專案、突發事件，馬上就可以在行事曆的備註欄寫幾句話，或是加到任務清單裡。這樣日後要回顧，不用翻紙本或到處找筆記本，只要一搜尋日期或關鍵字就能全部翻出來。
還有像Evernote、Notion、OneNote這種雲端筆記本，也超級方便。你可以分類不同主題、專案、想法，想放圖片、聲音、文件都可以。重點是，只要有網路，不論在電腦、手機、平板，隨時同步、隨時查找，真的不用再怕檔案只存在某一台電腦上，換手機或電腦就全沒了。
其實現在的雲端工具選擇很多，像是Apple Notes、Google Keep...都不錯，各有各的優點。挑一個你覺得介面順手、操作習慣順眼的就好，關鍵是「要開始記錄」，不用一開始就要求完美。
久了你會發現，這些雲端平台就是你自己的個人化「知識資料庫」，等到未來要用，不管時間隔多久，隨時都能一鍵搜尋，真的超方便。
怎麼分類？怎麼整理？
說到「記錄」，其實不只要存下來，怎麼分類、怎麼整理，會直接影響你未來能不能快速找到需要的資料。這邊也和大家分享一下，我平常實際會怎麼做。
基本上，分成兩大類：一種是「檔案資料夾」，一種是「雲端筆記本」。
什麼時候用哪一種？
其實很好判斷——只要是「專案型、活動型」的內容，像是講座、會議、活動、重要專案，通常都會有大量檔案需要一起管理（簡報、文件、照片、錄音檔），這時候我會建一個對應的資料夾，全部歸檔放在一起。這種做法很適合需要一次找到全部相關檔案的情境，尤其是以檔案為主的紀錄。
但如果是「純知識型」或「個人靈感型」的內容，比方說讀書心得、學習筆記、會議記錄、甚至是臨時有感而發的小想法，我會直接用雲端筆記本（像Evernote、Notion、Google Keep）。這種工具適合把想法、文字、照片、連結全部整合在同一則筆記裡，也方便以後搜尋跟整理。而且遇到一些跨專案、跨主題的知識碎片時，你只要加標籤、分類，後續要回顧會更快。
其實沒有標準答案，重點是找到「自己習慣」的整理邏輯。
我的做法是：
專案/活動相關的，資料多、檔案多，以純備份資料為目的，就放在雲端硬碟或本機資料夾，用專案名稱與活動日期命名。
純文字、靈感、單一想法，直接丟進筆記本、加標籤或分類，日後用搜尋功能就能全部找到。
複雜專案，需要細節安排規劃或延伸發想，則雙管齊下，檔案資料夾與雲端記事本兩者同步併用，加上對應內外部超連結。
你可以試著思考，哪些東西你常常要翻找、未來會重複利用，那就特別花點心思做分類。其實不用太複雜，分類簡單清楚最實用，太細反而難維護。
不用擔心分類錯誤，只要找得到能再次利用就可以。千萬不要陷入「過度整理」的迷思。
整理只是手段過程而並非最終目的。
習慣一旦養成，未來你要回顧、補充、甚至把這些內容轉成產出（像是簡報、文章、經歷分享）時，就會發現超級省力。
什麼時候該紀錄？哪些值得記錄？
常有人問：「到底什麼時候要紀錄？哪些東西才值得記錄？」我的答案很簡單——
「當下就要立刻記錄。」
只要你覺得「未來有潛在再利用價值」（緊扣聚焦在自己的核心領域），就絕對值得花個幾秒鐘馬上把它留下來。紀錄的方式有很多：快速拍照、螢幕截圖、語音轉文字、錄音事後轉文字或摘要、直接打字輸入、手寫記錄關鍵字...都是很好的做法。
當下快速紀錄的初稿筆記內容就類似毛片，可能不完整或有缺漏，最好當天或最慢當周一定要消化補充後打包封存整理到特定的專案資料夾或筆記記事本，並從原本的暫存收納區移開，避免堆積太多造成混亂。
很多人以為，只有大事、只有得獎、只有專案完成、只有升官加薪這種「重要時刻」才需要記錄。其實完全不是這樣！有時候你聽到一句啟發你的話、一場演講的重點、某個會議的討論重點，甚至只是某個專案推進過程中的一張照片、一段討論，這些都可能是未來超有用的素材。
像我自己，除了工作上的專業內容或自己有興趣的領域（醫藥產業、行銷技巧、簡報教學、數位工具應用、理財投資、品牌經營、時間管理...等等），連生活裡的好點子、小靈感、學到的新觀念，只要覺得「以後有機會可以再利用輸出、可以用在演講簡報、可以寫成文章」，我都會想辦法記錄下來。
有時候甚至還沒接到演講邀約，但我只要覺得這個內容以後「可能有機會要輸出」，就會直接建立一個新資料夾或新筆記，把重點先整理好放著，甚至順手就把一兩頁的關鍵簡報連帶都做好了。因為我很清楚，等到真的需要時，你再回頭補，十之八九只會忘記細節，甚至一點靈感都撈不回來。
做了可以放著不用，沒做就不好再利用
說穿了，紀錄並不只是為了收集而拼命收集，而是在幫未來的自己先做好準備。你的專業領域、你的興趣圈、甚至你日常觀察到的小故事，都有可能是下一次輸出的素材。
其實這也是為什麼很多部落客、講師、作家會越寫越順、越來越快，因為他們平常就習慣隨手做紀錄，累積下來就是一大桶可以隨時調用的寶庫。
所以，不要小看任何一個念頭、任何一個片段。只要你心裡浮現「這個以後可能會用到」的念頭，就記下來！你會發現，未來的你會超級感謝現在有紀錄習慣的自己。
會議記錄也是一種自救術
其實我覺得，會議記錄真的是上班族的「自救術」。你一定聽過一句話——
No document, No work。
沒有留下紀錄，等於沒做過這件事。
空口說白話，事後大家記憶不同，結果只會推來推去，沒人負責。
我自己的習慣是，只要參加會議，一定會同步做紀錄。不需要靠什麼 AI 語音轉逐字稿那種流水帳、寫一大堆廢話，而是直接把關鍵「人事時地物」全部條列清楚，例如：
主要討論項目議題？決議方向？
負責的人是誰？（一定要寫明主責，超過一個負責人，最後就是沒人做）
需要什麼資源或配合？
接下來的行動項目、預計追蹤時程、預計成果產出，全部標註好。
最重要的是，會議一結束，五分鐘內就把紀錄同步發給團隊，讓大家即時確認。這不只是給主管看，更是保護自己。以後真的有爭議、有糾紛、有進度落後，只要有紀錄，全部攤開一看，黑白分明。
說穿了，會議記錄不是做給別人交差，而是幫自己「存證」和「分清責任」。只要你記得這一點，遇到任何爭議或模糊地帶，拿出紀錄就能自保，也能推動事情順利進展，不用每天都在吵「到底誰說過什麼」、「誰該做什麼」。拿出白紙黑字，清清楚楚，若有不同意見就請同仁第一時間反應出來。
久了你會發現，這種「即時同步」的紀錄習慣，不只讓團隊更有共識，也讓自己在職場上更有安全感和專業性。
養成習慣：從每一天的紀錄開始
說了這麼多，最關鍵的還是「要養成紀錄的習慣」。你不需要一下子就變成超強的筆記達人，也不用一開始就要求自己寫得超詳細。其實，只要從每天記一點點開始，慢慢累積，真的會看到很不一樣的成果。
像我自己，平常隨手記錄下來或初步整理的內容，不管是小任務還是大專案，都是未來週報、月報、甚至年報的素材。你今天寫下的每一個小心得、小進度，等到月底、季度、年底在整理的時候，就能直接拼湊出完整的發展紀錄和成果清單。這樣一來，不管是要更新履歷、準備年度考核、甚至寫自己的個人品牌介紹的關鍵字，都能隨時up-to-date，不會每次都要臨時抱佛腳、腦力激盪到崩潰，或是只能靠AI杜撰一些連自己都很汗顏無法認同的虛構故事。而這整段從記錄到輸出的歷程，其實也就是近幾年很多人在講的「人生覆盤術」。
像我本身的寫作主題從來都不是刻意發想，受邀演講時的內容也都不是講課前才開始製作。我只不過是在需要內容時，回頭從平常心動有感時刻的點滴紀錄隨需撈取而已。
還有一個國外知名寫作大師 Gary Vee 講過一個觀念：
「Document, don’t create.」
他的意思是，高效內容產出不是靠你「空想」創作出來，而是平常有習慣紀錄，臨時需要時就能直接從自己的紀錄庫裡撈素材組合。
說穿了，內容產出不難，難的是你能不能「持續紀錄」。只要你肯每天多紀錄一點點，久了就會發現，這些小小的紀錄會變成未來最強大的累積。
所以，不要想太多，也不用怕自己一開始做得不夠好。就是打開行事曆、開啟雲端筆記，寫下今天做了什麼、學了什麼、遇到什麼困難、解決了哪些問題。這些點點滴滴，未來都會成為你最有價值的資產。
紀錄每個當下，就是在寫自己的人生傳記
講到這裡，你應該已經發現，記錄真的不是給主管交差、不是面試才用、也不是為了讓別人覺得你有多厲害。最終的受益者，永遠是「未來的你自己」。
說真的，人腦的記憶力遠遠比不上電腦，尤其過了一段時間，當初的細節早就模糊掉了。再厲害的故事、再有感的時刻，如果沒有當下寫下來，久了真的就會消失在時間裡。很多人總以為自己一定會記得，結果等到真的要用的時候，只剩下模糊的片段，自己都覺得可惜。
「再好的記性不如寫爛的筆頭， 記錄下來才能永久提煉萃取。」
所以啊，不要太相信自己的記憶力。願意多花一點心力，把每一個值得紀錄的時刻、每一次重要的經驗、每一段成長的心情，都記錄下來。你不用要求自己寫得很完美，只要留下足夠的線索，未來的你就有機會把這些拼湊成完整的人生故事。
我常跟朋友說，現在每一個你記錄下的片段，都是在寫自己的人生傳記。等到哪一天你想回顧自己的人生，不用羨慕別人有故事可講，你也能拿出滿滿的素材、證據和經歷，讓自己驕傲。
最後，分享一句我很喜歡的話——
「Documentation is a love letter that you write to your future self.」
——Damian Conway（電腦科學家）
只要你願意從今天開始紀錄每一個當下，未來的你，一定會感謝現在每一個認真記錄的自己。
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