企業內訓授課：從提案到結案，專案管理其實是每天都在用的基本功
今年很榮幸再次受邀，前往國內一家大型醫學編輯與整合行銷公司，為業務團隊進行企業內訓。
和 2023 年那次系列課程不同的是，這一次我特別重新客製化設計了一整套 五大主題 的培訓內容，希望更貼近他們現階段的工作型態與實際挑戰。主題涵蓋了 專案管理、時間管理、業務開發、客戶管理 ....等不同面向，不只是談觀念，而是希望學員聽完之後，隔天回到工作現場就能真正用得上。
而今年三月率先登場的第一堂課，正是我自己也非常重視的一個主題：
專案管理：從提案到結案
這堂課對我來說，感受其實頗為特別。
因為它是一堂我自己實踐了很多年，但過去從來沒有完整對外講過的課。
以前我常常把專案管理的概念，拆散在不同場合、不同主題裡面分享；但這次，我第一次試著用一整個半天的時間，從頭到尾帶大家走過一次專案管理的完整邏輯。
而且這次我也刻意不想把它講成一堂「很多名詞、很多理論、聽完好像很厲害但回去不一定會用」的課。
我更想做的是，把這些平常看起來很抽象的概念，透過 案例、互動、分組討論、遊戲化操作 的方式，讓學員在具體演練的過程中慢慢理解：
專案管理，其實不是高高在上的管理術語，而是每天都在發生的工作日常。
專案管理，不只是流程，而是思考順序
這堂課一開始，我們先從最根本的問題談起：
到底什麼叫做「專案」？
很多人每天都在忙，也每天都在處理很多事情，但不是所有工作都叫做專案。
真正的專案，通常會有幾個很重要的特徵：
有明確的開始與結束時間
有具體目標與可衡量成果
有明確的交付內容
有需要被協調與被管理的利害關係人
有時程、品質、成本、風險等限制條件
當這些條件同時存在時，你處理的就不只是「一件事」，而是一個需要被好好管理的專案。
所以在課堂裡，我也帶著大家一起拆解專案常見的 五大流程階段：
啟動
規劃
執行
管控
結案
很多專案之所以後面越走越亂，不一定是執行的人不夠努力，而是前面幾個步驟根本沒有站穩。
一開始如果沒有先把需求、目標、角色、時程、資源想清楚，後面做得再快，也常常只是更快地走偏。
收到客戶需求之後，真正重要的是先「收斂」
這堂課裡，我自己特別重視的一段，是在談：
當收到一個看似很急、但其實還很發散的需求時，到底該怎麼辦？
因為真實世界裡，很多專案都不是從一份邏輯清晰、條件完整的 brief 開始的。
更多時候，我們收到的是一句話、一個方向、一個模糊想法，甚至只是客戶突然冒出來的一個念頭。
這時候，真正有經驗的專案管理，不是立刻開始做，而是要先學會：
快速收斂需求
聚焦專案目的
釐清真正要交付的 outcome
找出利害關係人
判斷誰才是真正能拍板的人
確認時程與關鍵節點
也因此，我在課堂裡帶大家實際操作了：
利害關係人辨識
利害關係人四象限矩陣
不同角色的溝通應對方式
需求收斂與優先排序
因為很多專案不是卡在做不出來，而是卡在一開始根本沒問對問題。
專案很多時，排序比努力更重要
另一段我覺得很有感觸的內容，是跟大家談：
當手上同時有很多專案時，到底該怎麼排序？
這也是很多供應商型公司、業務團隊、執行窗口每天都會遇到的真實情境。
不是每個案子都能同等投入，也不是每一個需求都該立刻 all in。
所以課堂裡，我也帶大家練習用 影響力 × 可行性矩陣 來協助判斷優先順序。
透過這樣的方式，大家會比較容易理解：
哪些案子值得投入更多資源
哪些事情看起來很重要，但其實不一定值得優先做
哪些需求雖然聲音很大，但未必有足夠價值
哪些任務能快速推進專案進度，應該先做
這種排序能力，其實也是專案管理裡很核心、但常常被忽略的能力。
因為專案管理從來都不只是「把事情做完」，而是要知道 什麼事情該先做、什麼事情值得做、什麼事情可以不要現在做。
專案管理，不只是分工，而是責任切清楚
在課程後半段，我也帶到幾個經典但實務上非常重要的工具，包括：
WBS（工作分解結構）
OBS（組織分解結構）
RAM（責任分派矩陣）
RACI 責任指派模型
甘特圖與專案排程邏輯
我自己很希望大家理解的是，這些工具不是學來背名詞的，而是用來幫助我們：
把任務拆清楚
把範疇界定清楚
把責任分工清楚
把時程節點排清楚
很多團隊之所以每天都很忙，卻還是一直出現重工、漏接、延誤、互相等待，往往不是因為人不夠努力，而是因為事情沒有被拆清楚、角色沒有被定義清楚。
延誤很多時候不是意外，而是前面沒看到瓶頸
在實務工作中，專案幾乎不可能完全照原計畫前進。
所以我在課堂裡也花了一些時間，帶大家去思考：
如何透過可控因子的加速，以及瓶頸的提早辨識，來減緩延誤？
很多時候，真正拖慢專案的，不一定是大問題，反而是那些一開始看起來不起眼、但後面會越滾越大的小卡點。
例如：
決策點沒卡清楚
角色責任模糊
某些流程太依賴單一窗口
中間多了一些不必要的等待
沒有先辨識出潛在瓶頸
變更發生時缺乏應對節奏
所以與其等專案真的延誤了再救火，不如在前面就先練習去看：
哪些地方可以加速
哪些地方容易塞車
哪些步驟可以用模板化、標準化、同步化來改善
這些都不是理論上的管理，而是每天工作中非常實際的操作技巧。
我最希望大家帶走的，不是名詞，而是方法
這堂課雖然主題叫做「專案管理」，但真正重要的從來都不是那些術語本身，而是背後的思考順序與操作方法。
透過這次的分組討論、實際演練與案例操作，我很希望學員能感受到：
專案管理不是只有 PM 才需要懂
也不是只有大型專案才需要做
它其實就在每天收到需求、對齊方向、排定時程、分工執行、管理風險、追蹤進度、最終交付的過程裡
換句話說，專案管理不是高階理論，而是一種日常工作的基本功。
第一堂課順利完成，下一堂更精彩
很謝謝這次參與課程的每一位同仁，願意在整整半天的時間裡，投入討論、演練、發表，也願意把自己真實工作裡遇到的情境拿出來一起拆解。
對我來說，這樣的企業內訓最有價值的地方，不是我單方面輸出多少，而是大家真的能把自己的工作經驗帶進來，讓一堂課從「聽懂」變成「用得出來」。
第一堂 專案管理，順利完成。
接下來，下一堂就要進入融合了我畢生精華的主題——
時間管理
而且這次談的，不只是在工作上怎麼安排時間，還會延伸到日常生活裡，怎麼把時間真正放在重要的事情上。
敬請期待下一堂。
留言
張貼留言